Skip to content
Home » Hoe bedrijven hun behoefte aan kantoorruimte berekenen

Hoe bedrijven hun behoefte aan kantoorruimte berekenen

    Uitzoeken hoeveel kantoorruimte te huur is, kan ingewikkelder zijn dan het ooit is geweest voor gebruikers. Naast typische overwegingen zoals hoeveel werknemers er aan elk bureau zullen zitten, de stijgende vraag naar vergader- en samenwerkingsruimtes en de vraag hoeveel ruimte er moet worden gereserveerd voor toekomstige uitbreiding, moeten bedrijven nu serieus onderzoeken hoe werken-vanuit- thuis- en hybride schema’s hebben invloed op hun fysieke ruimte. Naast adviseurs op het gebied van werkplekstrategie, zijn veel eigenaren en operators op zoek naar technologie om bij te houden hoe de ruimte wordt gebruikt om hun huurders te helpen beslissingen te nemen over hun behoeften. Hoewel er vergelijkingen bestaan, is het nemen van een beslissing over de huidige behoefte aan kantoorruimte geen eenvoudige berekening. Kantoorhuurders moeten verschillende factoren afwegen als het gaat om het voorspellen van hun kantoorvoetafdruk.

    Een evenwichtsoefening

    Zowel grote als kleine bedrijven zijn hun kantoorplannen nog steeds aan het verfijnen, aangezien trends op het gebied van werken op afstand en hybride werken een vaste waarde zijn geworden op de werkplek. Hoewel werkplekplannen per huurder sterk kunnen verschillen, bleek uit een recent rapport van Basking dat kantoormedewerkers wereldwijd minder dagen per week naar kantoor komen, waarbij één dag per week met 14 procent stijgt en vier tot vijf dagen per week op kantoor sterk terugloopt 33 procent. Grote technologiebedrijven zoals Twitter en Facebook, die miljoenen vierkante meters in het hele land verhuren, hebben gemengde signalen afgegeven over de werkplek. Sommigen hebben tijdens de pandemie massale huurovereenkomsten gesloten en sommigen hakken een groot deel van hun ruimte in.

    Deze week bevestigde Facebook dat het een huurovereenkomst van 200.000 vierkante meter in Manhattan vier jaar eerder opzegde. Het nieuws komt enkele maanden nadat het bedrijf het grootste kantoorhuurcontract van 2021 in Silicon Valley en het grootste huurcontract ooit in Downtown Austin ondertekende. Ondertussen zijn sectoren als de wet en de financiële dienstverlening betrouwbaar op kantoor geweest en behoren ze tot de meest actieve huurders van huurders.

    Obie, een startup die verzekeringen biedt aan vastgoedinvesteerders en verhuurders, is een van de bedrijven die hun kantoorvoetafdruk willen vergroten. Het bedrijf heeft momenteel 80 medewerkers en twee kantoren: een in Chicago dat dienst doet als hoofdkwartier en een kleiner satellietkantoor in Sarasota, Florida. Ongeveer twee dozijn werknemers van Obie wonen in de omgeving van Chicago, terwijl de rest in de VS woont. De helft van de werknemers van het bedrijf werkt fulltime op afstand, maar het bedrijf heeft onlangs besloten om zijn hoofdkantoor in Chicago uit te breiden.

    Nadat Obie in 2019 zijn eerste fysieke kantoorruimte had geopend, was het plan om verder te groeien in Chicago, waar ze een solide proptech-niche hadden gevonden in de wijk West Loop in de stad. “COVID had echter andere plannen”, zegt Aaron Letzeiser, medeoprichter en COO van Obie. Ondanks dat de helft van Obie’s werknemers thuis werkt, heeft het bedrijf zijn plannen om zijn centrale kantoor in Chicago te behouden en uit te breiden niet gewijzigd. “Zelfs met een verspreid personeelsbestand, wilden we een centraal kantoor voor het waardevolle doel van training, ontmoetingspartners, een plek waar we mensen konden brengen – het was belangrijk om te verdubbelen,” zei Letzeiser.

    dus zie

    Kantoor-productontwerp

    Letzeiser zei dat ze bij het nemen van beslissingen over kantoorruimte berekenden hoeveel echte bureaus ze nodig zouden hebben (zelfs als sommige werknemers maar een paar dagen per week kwamen), en rekening hielden met voldoende vergaderruimte voor wanneer het bedrijf teamvergaderingen houdt of klanten host . Ze wilden er ook voor zorgen dat ze ruimte hadden om te groeien. Het nieuwe kantoor van Obie is 5.500 vierkante meter groot, een stap hoger dan de voormalige ruimte van 3.000 vierkante meter. Het bedrijf was in staat om extra ruimte uit te bouwen die een naburige huurder niet nodig had, waardoor ze de komende maanden de kans krijgen om na te denken over hoe hun kantoorindeling er in de toekomst uit moet zien. Letzeiser zei dat zijn bedrijf ook de mogelijkheid heeft om indien nodig wat flexruimte op te halen op een WeWork-locatie op de eerste paar verdiepingen van het gebouw.

    Kantoorruimte zal in de toekomst deel blijven uitmaken van Obie’s plannen, en Letzeiser zei dat hij “niet geschokt zou zijn” als ze in de toekomst een kantoor aan de westkust zouden openen. Het hebben van een kantoor voor werknemers, ook al zijn ze maar een paar dagen per week op kantoor, heeft een belangrijk doel als een centrale ontmoetingsplaats en een plek om werk gedaan te krijgen voor veel gebruikers zoals Obie. Gebouwvoorzieningen en de omliggende buurt zijn ook een grote aantrekkingskracht, en een andere factor voor bedrijven om te overwegen wanneer ze naar kantoorruimte kijken. “Na een paar jaar thuiswerken, is er een segment dat niet uit bed en achter een computer wil rollen”, zei Letzeiser. “We wilden iets meer dan alleen kantoorruimte.”

    Krimpen en heroverwegen

    Hoewel het duidelijk is dat voor sommige branches in-office werk niet onderhandelbaar is en voor andere hybride en remote het beste past, willen bedrijven over het algemeen hun kantoorvoetafdruk verkleinen. Uit een juli-enquête van Robin, een softwarebedrijf voor flexibele werkplekken, bleek dat 46 procent van de ondervraagde bedrijven in de VS van plan was om hun kantoorvoetafdruk het komende jaar te verkleinen, terwijl 59 procent zei dat ze hun ruimte met meer dan de helft zouden verminderen.

    dus zie

    Sarena Ehrlich, Northeast Engagement Lead voor CBRE Americas Consulting, adviseert grote gebruikers over hun werkplekstrategie. Ze somde een aantal factoren op waar gebruikers op dit moment naar kijken buiten de groeistrategie en werkstijl. Veel bedrijven kijken naar de bedrijfscultuur en kijken of ze ‘office-first’ of ‘locatie-agnostisch’ zijn, en hoe werkstijlen op dit moment in de branche trending zijn, gegeven hoe competitief het is om talent te vinden. “Begrijpen waar de industrie naartoe gaat met veranderende verwachtingen op het gebied van werkstijlen, beïnvloedt organisaties bij het beslissen hoe ze ernaar streven om in de markt te worden gepositioneerd”, aldus Ehrlich. Een grote verschuiving sinds Covid is een toename van het aantal gebruikers dat hun kantoorruimte behoudt of uitbreidt ondanks het feit dat ze een hybride of extern personeelsbestand hebben om hun kantoor te gebruiken om hun merk te laten zien. In die gevallen kan het kantoor een manier zijn om klanten te helpen hun merk te begrijpen en “kleverigheid op te bouwen”, zei Ehrlich.

    De pandemie heeft het kantoor radicaal veranderd, maar volgens Ehrlich heeft het niet noodzakelijkerwijs de manier veranderd waarop gebruikers de ruimtebehoefte berekenen. Ze heeft gezien dat bedrijven blijven vertrouwen op statistieken van vierkante meters per persoon en het aandeel van werknemers per bureau, maar heeft ook gezien dat er meer aandacht is voor metrieken die doorgaans in de detailhandel worden gebruikt, zoals bezettingsgraden. Bedrijven kijken steeds vaker naar het voetverkeer in kantoren om te bepalen hoe vaak bepaalde delen van het kantoor door werknemers worden gebruikt wanneer ze op kantoor zijn en hoe lang ze blijven. Er is een trend naar minder ruimte per persoon of werkstation gaande, en die ruimte gaat nu naar samenwerkingsruimten. CBRE verwacht dat de samenwerkingsruimte in een gemiddelde kantorenportefeuille zal groeien tot 20 tot 25 procent van de plattegrond.

    Voor sommige gebruikers is een belangrijke factor bij het bepalen van de te huren ruimte gebaseerd op de voorkeuren van de werknemers. Yelp, het online beoordelingsplatform, maakte deze zomer groot nieuws toen het aankondigde verschillende van zijn kantoren te sluiten in een verschuiving naar werken op afstand. De CEO van het bedrijf zei in een blogpost dat hij na peiling van het personeel ontdekte dat de overgrote meerderheid van de werknemers het grootste deel of de hele tijd op afstand wilde werken, terwijl slechts 1 procent van de werknemers elke dag naar kantoor ging. Deze week zei Michael Turner, president van de Oxford Properties Group, tijdens een panel op de WRLD CTY-vastgoedconferentie dat zijn bedrijf zijn model voor werken op afstand heroverweegt na terugslag van de GenZ-medewerkers van het bedrijf. Turner zei dat de jongste werknemers van het bedrijf het “minst gecharmeerd” zijn van thuiswerken. “Ik weet zeker dat sommigen het zullen kunnen”, zei Turner over bedrijven die permanente modellen voor werken op afstand implementeren. “Dat doen we niet.”

    De seismische verschuiving in hoe en waar mensen werken in de afgelopen jaren heeft geleid tot veel kritisch denken door zowel verhuurders als gebruikers over hoe de werkplek eruit zou moeten zien. Voor huurders die proberen te achterhalen hoeveel ruimte ze nodig hebben voor hun werknemers, zijn er een groot aantal factoren waarmee rekening moet worden gehouden: onder meer groeistrategie, bedrijfscultuur, werkstijlen van werknemers, gebruikspatronen van kantoren en trends in de sector. Meer bedrijven beginnen een holistische benadering te volgen bij het nemen van beslissingen over kantoorruimte, aangezien ze plannen maken voor zowel het heden als de toekomst, die nog steeds een behoorlijke hoeveelheid onzekerheid kent. Flexruimte zal voor veel gebruikers een rol blijven spelen in de werkplekstrategie, aangezien zij de samenstelling van hun voetafdruk blijven bepalen. Misschien is de beste plek om te beginnen bij het bepalen van de behoefte aan kantoorruimte, dat gebruikers regelmatig contact houden met hun werknemers over wat voor soort werkstijl ze verkiezen, want zoals degenen in de kantoorsector de afgelopen twee jaar hebben geleerd, is er niemand… size-fits-all benadering van de behoefte aan kantoorruimte.